Tudo o que você precisa saber sobre o eSocial
16/05/2014 23:06
Tudo o que você precisa saber sobre o eSocial
O eSocial ainda não entrou em vigor, mas é uma dor de cabeça para as empresas. As dúvidas sobre os pontos do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (nome oficial) são cada vez mais frequentes, principalmente no que diz respeito aos direitos dos trabalhadores.
Mesmo não tendo trazido novidades do ponto de vista da legislação trabalhista e previdenciária, e em fase de elaboração, as mudanças nas rotinas empresariais, em especial os setores de contabilidade e de recursos humanos, já são sentidas.
Quem deve se adaptar
O eSocial é a escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas a todo e qualquer vínculo trabalhista. O projeto tem por objeto as informações relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício. Assim, todos os empregadores, sejam eles pessoas jurídicas ou físicas, devem adaptar-se à novidade.
O contador Ricardo Kerkhoff, consultor na área de Tecnologia da Informação, adverte que todo o empregador tem as mesmas obrigações perante o sistema. “Contudo, as pessoas físicas, os MEIs (microempreendedores individuais) e os pequenos produtores rurais, em função de suas demandas, não necessitam de sistemas próprios para atenderem às obrigações do projeto. Eles podem realizá-las junto ao portal do eSocial na internet”, lembra.
Unificação das informações
O eSocial unifica as informações hoje prestadas em separado aos órgãos envolvidos: Ministério do Trabalho e Emprego, Receita Federal , Previdência Social, Caixa Econômica Federal e Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). A prestação uma única vez das informações tende a diminuir o número de divergências entre os dados repassados às instâncias e garantir agilidade no andamento dos processos.
Antes mesmo da regulamentação do sistema, os empregadores podem reunir e adequar as informações da empresa e de seus colaboradores. É preciso ficar atento ao acúmulo de obrigações empresariais, como, por exemplo, a indicação se o empregado contratado utilizou recursos do FGTS e o tempo pelo qual o empregado ficará afastado de suas atividades em caso de acidentes ou doença.
Mudanças na vida do trabalhador
Um dos objetivos do eSocial é garantir que os direitos trabalhistas e previdenciários dos empregados sejam por eles usufruídos. Os trabalhadores devem gozar de maior agilidade no processo de aposentadoria e passar a ter seus direitos previdenciários e trabalhistas mais respeitados. Com o eSocial, todos os fatos importantes da vida laboral do trabalhador ficarão registrados e estarão disponíveis quando necessário, não precisando mais a busca dessas informações em arquivos das empresas.
Mudanças na rotina das empresas
O sistema se aplica a todos os empregadores, independente do porte empresarial. As organizações e os contadores ganham, principalmente, com os ajustes nos processos internos, com a redução das obrigações acessórias – a partir da substituição de aproximadamente 40 eventos periódicos e não periódicos – e com o armazenamento de mais de 2 mil informações pelo governo.
Os especialistas afirmam que não será mais possível manter a prática de aguardar até o final do mês, no fechamento da folha de pagamento, para trocar as informações entre os diversos setores da organização. “Com o eSocial deixará de ser necessário, por exemplo, o envio de Rais, Cageds, Dirf, CAT e outras informações, que estarão unificadas neste canal único”, explica o auditor-fiscal do Ministério do Trabalho em Caxias do Sul, Vanius João de Araújo Corte.
Atenção ao cronograma
A Receita Federal do Brasil (RFB) divulgou a alteração do período inicial, em março deste ano, para que as empresas de porte grande, médio e pequenos iniciem a adaptação ao sistema, tendo em vista a proteção das diversas integrações do sistema, como guias de recolhimento, substituição das obrigações atuais, unificação dos procedimentos. Com isso, segundo o cronograma, as empresas do Lucro Real devem iniciar a transmissão do eSocial a partir do mês de outubro de 2014, substituindo as guias de recolhimento a partir de janeiro de 2015.
Fiscalização e autuações
A fiscalização e as autuações envolvendo o eSocial merecem atenção redobrada. “É fundamental conduzir o empresário para o entendimento de que, legalmente, todo e qualquer projeto do Sped tem caráter declaratório e, portanto, de confissão”, alerta o contador Ricardo Kerkhoff. Para ele, somente isso acaba por abreviar pelo menos duas etapas dos processos de fiscalização tais como conhecemos hoje: intimação para comprovação e prazo para se adequar. Esses dois processos serão extintos, uma vez que os órgãos responsáveis já irão dispor das informações fornecidas pelo eSocial.
Férias e banco de horas
A exigência de mais transparência no que diz respeito às férias do trabalhador pode assustar, mas, novamente, o eSocial não traz alterações na legislação, apenas cobra sua aplicação na íntegra.
O direito do trabalhador de gozar de um período de 30 dias de férias anuais não será modificado.
As empresas devem respeitar a obrigatoriedade de enviar a comunicação prévia do aviso de férias 30 dias antes da data de concessão. Será impossível negociar o pagamento de mais de 10 dias do período.
O parcelamento dos dias de descanso será permitido apenas em casos excepcionais, como já previa o artigo 134 da Consolidação da Legislação Trabalhista (CLT).
Com isso, a divisão dos 30 dias em dois ou mais períodos durante o ano indiscriminadamente, prática corriqueira entre empregadores e empregados, está com os dias contados.
As empresas devem ficar atentas ao informar as férias já concedidas ao empregado dentro do programa do eSocial. “Na fase cadastral do projeto, prevista para o registro e complementação das informações relativas às movimentações de folha, será possível a comunicação desses dados. Após, não mais, conforme prevê a legislação em vigor, que não é efetivamente respeitada”, diz Kerkhoff.
O uso de banco de horas continua sendo permitido, sendo que é preciso especial atenção aos acordos coletivos e de sindicatos, pois não são todas as categorias funcionais que têm possibilidade de utilização da ferramenta.
É possível a movimentação de saldos, compensações e pagamentos de horas extras provenientes de banco de horas, segundo o Manual do eSocial versão 1.1, de janeiro de 2014. Os eventos que possibilitam os controles e movimentações de banco de horas podem ser verificados na Tabela 3 do manual, campos 1004, 9906 e 9907, entre outros.
